Mayo 2024
Resumen
El Reporte de Avance del Proyecto de Construcción (RAPC) es una herramienta fundamental para su gestión, ya que proporciona una vista instantánea del avance, identifican áreas de preocupación y sirven como base para la toma de decisiones. Sin embargo, elaborar el RAPC puede demandar mucho tiempo del gerente o supervisor del proyecto, por lo que su gestión y elaboración debe ser “automatizada” con software especializado o de manera manual con objeto de no invertir más tiempo que el necesario para informar el avance. La automatización de la recopilación de datos de campo y la generación de reportes recurrentes es un pilar de la gestión eficiente, ya que la documentación manual es la principal fuente de error y retraso en la elaboración de informes [AACE Recommended Practice 29R-03].
El contenido típico de un RAPC es: resumen ejecutivo, hitos alcanzados, avance del cronograma y del presupuesto, riesgos y problemas, recursos utilizados, estado de la facturación y pagos del cliente, consumo de HH y el costo del “overhead”. Sin embargo, el RAPC puede ser ajustado con más o menos aspectos a informar, dependiendo de las necesidades de los interesados y de la naturaleza y complejidad del proyecto.
Palabras clave
Reporte de proyecto
Reporte de avance de proyecto
Control de proyecto
Introducción
La gestión eficaz de la información es fundamental para el éxito de los proyectos de construcción. En este sentido, los reportes de avance de proyecto juegan un papel importante al proporcionar una visión detallada del estado que guarda el proyecto con objeto de identificar desviaciones y elaborar pronósticos para la toma de decisiones. En este artículo exploraremos la importancia de los reportes de los proyectos de construcción, los desafíos asociados con su elaboración y cómo se puede mejorar la eficiencia en este proceso importante para el desarrollo de cualquier obra.
Importancia y desafíos del Reporte de Avance del Proyecto de Construcción (RAPC)
El RAPC es una herramienta fundamental para la gestión de proyectos de construcción, ya que proporciona una vista instantánea del avance, identifica áreas de preocupación y sirve como base para la toma de decisiones.
El RAPC permite a las partes interesadas mantenerse al tanto del estado del proyecto y tomar medidas correctivas si es necesario.
Sin embargo, la elaboración del RAPC presenta muchos desafíos. Desde la periodicidad requerida para presentar el reporte (semanal, quincenal, mensual, trimestral, etc.), la recopilación precisa de datos que proviene de múltiples fuentes, la garantía de que la información sea objetiva, entre otros aspectos. El gerente o supervisor a cargo del proyecto enfrenta obstáculos en este proceso, además del consumo de tiempo y recursos que deben emplearse para recopilar, analizar y presentar la información del avance del proyecto; así como del alto riesgo que es informar el avance a un interesado crítico o a medios de comunicación, lo que podría obstaculizar aún más la problemática que enfrenta el proyecto, especialmente en obras de gran envergadura. Es decir, no a todos los interesados se debe informar lo mismo y de la misma manera. Algunos quizá requieran más detalle de los acontecimientos del progreso y otros solo desean estar informados de manera general.
“La comunicación del desempeño del proyecto debe ser proactiva y concisa, proporcionando información suficiente para que cada interesado clave pueda tomar decisiones. El gestor debe adaptar la presentación del reporte al nivel de detalle y al contexto que requiere la audiencia.” — Project Management Institute (PMI), Guía del PMBOK, 7ª Edición (2021)
En una encuesta realizada en la plataforma LinkedIn en 2022, el porcentaje del tiempo que emplea el gerente o el supervisor del proyecto de construcción para realizar el RAPC es de más del 30% en algunos casos, como se puede observar en la siguiente gráfica:
Como se aprecia de la figura 1 anterior, aproximadamente 2 de cada 3 líderes de proyecto invierte más del 10% en elaborar el RAPC. En este sentido, cabe mencionar que los RAPC más usados son los de periodicidad mensual, los cuales se usan muchas veces para justificar los avances y, en algunas ocasiones, sirven de base para la estimación para el cobro de dichos avances. El tiempo excesivo dedicado a la documentación retroactiva (lagging indicators) resta tiempo valioso al gerente para la gestión proactiva de riesgos y la eliminación de restricciones (leading indicators), lo cual es su función principal¹.
Por otro lado, se tiene gran variedad de software con la finalidad de “simplificar” el esfuerzo para elaborar el RAPC, en donde en algunos casos se “olvidan” por otros métodos que informen el avance del proyecto de la manera más sencilla y práctica posible.
Usar un software para el RAPC tiene ventajas y desventajas, como se indica a continuación:
Ventajas
Automatizar procesos. Los software que entregan RAPC permiten automatizar la recopilación, análisis y presentación de datos, lo que “ahorra tiempo” y reduce la carga de trabajo manual para el equipo de proyecto.
Mayor precisión. Al utilizar software especializado, se reduce la posibilidad de errores humanos en la recopilación y cálculo de datos, lo que conduce a informes más confiables.
Centralizar la información: Los datos del avance del proyecto se centralizan en una única plataforma, lo que podría facilitar el acceso y la colaboración entre los miembros del equipo, así como la comunicación con las partes interesadas.
Análisis. Muchos softwares ofrecen herramientas de análisis que permiten identificar tendencias, patrones y áreas de mejora en el avance del proyecto, además de graficar y presentar en diversos formatos la información, lo que ayuda a tomar decisiones.
Actualizaciones en tiempo real. Algunos softwares permiten la actualización en tiempo real del estado del proyecto, lo que proporciona a los equipos y partes interesadas información actualizada al instante.
Desventajas
Costo. No podemos dejar de descartar el costo de la implementación de un software especializado, dado que su adquisición podría requerir una inversión considerable, especialmente para Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) o en proyectos de menor envergadura.
Curva de aprendizaje. Algunos softwares pueden tener una curva de aprendizaje importante, lo que requiere tiempo y recursos para capacitar al personal en su uso adecuado y en ocasiones no se dispone del tiempo para ello, lo que lleva a una “subutilización” del software.
Personalización limitada. Aunque algunos softwares ofrecen características estándar, puede haber limitaciones en cuanto a la personalización para adaptarse a las necesidades específicas de cada proyecto o de la empresa.
Dependencia de la tecnología. La dependencia de un software para la generación del RAPC puede aumentar la vulnerabilidad a fallos o pérdida de datos, lo que podría afectar la continuidad del proyecto. Es decir, las membresías pueden estar limitadas en tiempo a menos que se paguen extensiones.
Compatibilidad e integración. Es posible que el software seleccionado no sea compatible o no se integre fácilmente con otros sistemas utilizados en el proyecto o en la empresa a cargo de la ejecución del proyecto, lo que podría dificultar la transferencia de datos o la colaboración entre diferentes plataformas.
Contenido de un RAPC
El contenido de un RAPC podría ser el siguiente, siendo no limitativo lo cual depende de las características, complejidad y alcance del proyecto, así como de los interesados que recibirán el RAPC.
Resumen Ejecutivo
El resumen ejecutivo proporciona una visión general del estado actual del proyecto, en donde se destacan los hitos alcanzados, los problemas encontrados y los próximos pasos. Este resumen permite a las partes interesadas obtener rápidamente una comprensión del estado general del proyecto.
Hitos alcanzados
Aquí se mencionan los principales hitos alcanzados en el periodo, ya sea la finalización de alguna fase específica de la obra, la entrega de materiales clave o la necesidad de definición o intervención del cliente. Avance del cronograma y del presupuesto El avance del cronograma y del presupuesto proporciona un análisis detallado del avance del proyecto en referencia con el plan. Se resaltan las desviaciones significativas, se identifican las causas raíz, se visualiza las tendencias y se proponen acciones correctivas para mantener el proyecto en el camino correcto, de acuerdo con el plan. Normalmente se usa la Metodología del Valor Ganado, la curva “S” real y planeada, así como otros indicadores de desempeño. La metodología de Valor Ganado (EVM) es el estándar para la integración de alcance, cronograma y costo. Según Fleming y Koppelman (2010), usar EVM garantiza que el reporte muestre una imagen precisa del desempeño integrado, proyectando el costo y la fecha final del proyecto (Estimate at Completion – EAC).
El uso de EVM proporciona el Índice de Desempeño del Cronograma (SPI) y el Índice de Desempeño del Costo (CPI), permitiendo la predicción matemática del resultado final del proyecto (Vandevyvere, 2012).
Riesgos y problemas
En este apartado se identifican y evalúan los riesgos y problemas actuales o potenciales que podrían afectar el proyecto. Se describen las medidas para mitigar dichos riesgos y resolver los problemas o se indica cuando se requiere del apoyo y participación de interesados específicos de apoyo para el proyecto.
Recursos utilizados
Se detallan los recursos utilizados en el periodo que se reporta, incluyendo mano de obra, equipos, materiales, maquinaria, etc. Se analiza el rendimiento planeado y real de estos recursos y se identifican posibles mejoras en su utilización para aumentar la eficiencia del proyecto.
Facturación y pagos del cliente
El RAPC “obvia” los procesos de cobro. El gerente o supervisor debe estar al tanto del manejo de los recursos internos, externos y del financiamiento requerido para ejecutar la obra. Es importante tomar en cuenta el manejo del flujo de efectivo del proyecto y allegarse los recursos que sean requeridos con oportunidad. El RAPC debe tomar en cuenta los procesos de cobro del cliente de modo de eficientar la entrega de documentación de avance; sin embargo, esta información se debe manejar de manera interna por la empresa que ejecuta el proyecto.
Consumo de HH y el costo del “overhead”
Algunos proyectos consideran un presupuesto de «horas hombre” (HH) de ingeniería o construcción, así como gastos que requiere el proyecto, tales como permisos, trámites, comunicaciones, papelería, servicios básicos (luz, agua, impresora y otros en el sitio de la obra), viajes, café, etc.; es por ello que se deben considerar dichos gastos en un apartado especial en el proyecto pero, como se observó en el punto anterior, es posible que esta información se maneje de manera interna en la empresa.
Aspectos clave para el desarrollo del RAPC
Algunos aspectos clave para la elaboración y emisión del RAPC son los siguientes:
Interesados, periodicidad y contenido
Verifique a que interesados se les debe informar el avance del proyecto, que contenido esperan y con que periodicidad requieren de esta información. El gerente o supervisor debe revisar cuidadosamente el contenido del RAPC en el caso de interesados críticos. Recuerde sujetarse únicamente a la información solicitada y dependiendo el caso, no proporcione información adicional a menos que sea solicitada específicamente.
Para los interesados críticos, use un lenguaje claro (no rebuscado), apóyese en lo indicado en los términos del contrato y en los acuerdos. Sea claro con la necesidad de intervención o definición del cliente si así se requiere. No advierta sobre algún suceso, ya que el RAPC es solo un instrumento informativo. Si hay algún evento o suceso crítico para el desarrollo del proyecto, envíe un comunicado oficial específico sobre el tema e informe en el RAPC de esto si es que requiere de una respuesta que continue pendiente.
Para facilitar la emisión del RAPC, elabore “módulos” de los temas a incluir en el reporte, de manera que a unos interesados incluya los “módulos” que requieran y a otros interesados, otros “módulos”, de modo tal de que se elabore la información una sola vez.
En reportes semanales y mensuales, verifique que los primeros sean realizados de modo tal que puedan ser empleados con pocos ajustes en el reporte mensual, con objeto de ahorrar tiempo y esfuerzo. 6 de 8 Haga un ejemplo del contenido del RAPC al principio del proyecto y envíelo a los principales interesados para su aprobación. Envíelo de manera oficial para que quede constancia. En el caso de tener comentarios, proceda cuanto antes con los ajustes y envíelo de nuevo, de preferencia, antes del primer reporte.
Uso de software
Si usa un software para emitir el avance del proyecto, haga pruebas antes de su implementación; es decir, corrobore que el contenido que se presenta es igual que si usted lo hubiera hecho manualmente.
Visual
El RAPC debe ser altamente visual con objeto de que presentar la información “de un vistazo”. Apóyese con gráficas, histogramas y genere proyecciones. En algunos reportes se usa un “semáforo” que califica el estado general del proyecto. Sin embargo, cuando el proyecto se encuentra en “verde”, normalmente no se lee el RAPC, aún y cuando probablemente el proyecto tenga hitos o riesgos importantes que considerar. Según Ballard (2000), los reportes de progreso deben enfocarse en el futuro y la fiabilidad del plan (look ahead), identificando y resolviendo las restricciones antes de que impacten la producción, en lugar de solo documentar desviaciones pasadas (historial).
“Un reporte de proyecto debe ser una herramienta de anticipación, no un obituario. El valor real no está en saber por qué fallamos la semana pasada, sino en identificar qué restricción debemos resolver hoy para asegurar el éxito la próxima semana.” — Dr. Greg Howell, Co-creador del Last Planner System (LPS).
El uso de gráficas y tendencias de los indicadores de desempeño es sumamente importante. Esto permite “comparar” el desempeño real con el planeado y se visualiza el estado que efectivamente guarda el proyecto. Para elaborar estos indicadores, una gráfica para cada indicador suele ser suficiente.
Concreto y objetivo
El reporte debe ser concreto y objetivo, de modo de reflejar el estado actual que guarda el proyecto de una manera rápida. El gerente o supervisor debe cuidar que el reporte no se maquille y refleje verídicamente lo acontecido en la obra. Hay un altísimo riesgo de “cucharear” la información, principalmente en el caso de una auditoría de obra. Si se tiene un suceso delicado del avance de la obra, que podría llevar repercusiones serias para el proyecto, es conveniente que se “informe al interesado afectado” de manera informal para acordar las mejores alternativas de informar el suceso y que no haya sorpresas.
Elaboración del RAPC
Empiece el reporte una semana antes (en el caso de reportes mensuales) con el fin de entregar el reporte al día siguiente al cierre del mes, y prepare toda la documentación para la estimación correspondiente. Recuerde que entre más rápido entregue la documentación, más pronto se podrían esperar los pagos de avance.
Conclusión
El RAPC es una herramienta fundamental para la gestión del proyecto de construcción. A través de una estructura clara y un contenido informativo, estos reportes permiten a todas las partes interesadas mantenerse al tanto del avance del proyecto y tomar decisiones informadas. Si bien los RAPC enfrentan desafíos únicos, existen diversas estrategias y herramientas disponibles para mejorar la eficiencia en la elaboración de estos informes, asegurando que el reporte sea lo más efectivo posible.
El gerente o supervisor del proyecto debe buscar la “automatización” del reporte con objeto de no invertir más tiempo que el necesario para informar el avance.
¹ L.A. Koskela & G. Ballard. (2009). Management of Production in Construction: A Theoretical Framework. Construction Management and Economics.
